Procesul de arhivare a documentelor este foarte important pentru orice firmă, prin acesta fiind organizată mai ușor activitatea, dar și fluxul proceselor zilnice care țin de operațiuni administrative. Arhivarea în sine este precedată de inventarierea documentelor, un decluttering specializat, profesional, în urma căruia se stabilește ce anume se păstrează și ce nu. Află din acest material ce înseamnă inventarierea documentelor și de ce este aceasta relevantă pentru procesul de arhivare a documentelor.
Ce este selecționarea documentelor ca pas premergător arhivării?
Dacă te-ai hotărât să apelezi la o firmă de servicii arhivare care să te ajute cu organizarea documentelor, atunci ar trebui să știi că una dintre cele mai importante etape este cea a inventarierii documentelor. Această etapă presupune o analiză a documentelor și o clasificare a acestora în funcție de importanța lor și de termenele legale de păstrare.
Documentele pot fi împărțite în funcție de tipologia lor, în acte juridice, acte contabile și acte administrative. La acestea se adaugă și documentele istorice, care țin de istoricul companiei, iar fiecare dintre aceste categorii trebuie analizate înainte de a trece în stadiul de depozitare documente cu ajutorul soluțiilor clasice sau moderne.
Având în vedere că fiecare tip de document are o importanță semnificativă într-un anumit domeniu de activitate, este necesară o triere corectă a acestora, stabilind totodată și perioadele de arhivare în funcție de tipul documentului. Documentele fiscale, de o deosebită importanță în caz de controale sau raportări contabile, trebuie să fie arhivate pentru o perioadă de până la 10 ani, contractele trebuie menținute pentru o perioadă de 10 ani, situațiile financiare cel puțin 10 ani, iar documentele de salarizare trebuie arhivate pentru minimum 75 de ani, deoarece acestea joacă un rol important în vederea calculării pensiei.
Corespondența de birou are, de asemenea, un rol semnificativ, iar în acest context, este important să facem distincția între comunicările neesențiale și cele cu un grad mare de importanță. În general, corespondența de birou considerată importantă se păstrează pentru o perioadă de aproximativ 2-5 ani, astfel încât să poată fi accesată atunci când este necesară.
Un aspect important în procesul de inventariere și arhivare este respectarea cerințelor de protecție a datelor (GDPR). Acordurile de acest tip trebuie păstrate pentru o perioadă de cel puțin 3 ani, pentru a evita potențialele litigii.
De ce este necesară inventarierea documentelor în procesul de arhivare?
Arhivarea presupune să știi exact unde se află anumite documente, în funcție de tipul acestora, și să le folosești atunci când situația o impune. Pentru aceasta, este necesară o triere eficientă, stabilind gradul de importanță și utilitatea fiecărui document. Ulterior, fiecare document va fi plasat în folderul special destinat, fie că acesta este fizic sau virtual, în cloud.
Inventarierea documentelor reprezintă, așadar, o etapă importantă în procesul de arhivare, având un impact direct asupra ordinii actelor care definesc activitatea unei firme. Alege să colaborezi cu specialiști în domeniul arhivării documentelor, care te pot ajuta să stochezi corect informațiile și să le arhivezi astfel încât documentele importante pentru compania ta să fie protejate.
